May Hastuti Lubis

Mahasiswa Universitas Muhammadiyah Malang

3 Kerugian Menggunakan Microsoft Excel Sebagai Aplikasi Pencatatan Fixed Asset

Aplikasi Microsoft Excel sudah menjadi salah satu program wajib setiap komputer. Microsoft Excel pun digunakan sering digunakan untuk melakukan pencatatan dan pengolahan data terutama data-data yang berisi angka dan variabel. Begitu juga dengan anda yang ingin melakukan pencatatan fixed asset. Namun tahukah anda kerugian jika anda menggunakan excel dibanding menggunakan fixed asset software sebagai sistem pencataan asset? Berikut adalah 3 Kerugian Menggunakan Microsoft Excel Sebagai Aplikasi Pencatatan Fixed Asset

  1. Sulit untuk digunakan secara bersamaan

Alangkah baiknya jika data fixed asset anda dapat disimpan dalam sebuah database terpusat, dimana setiap user yang berhak dapat mengaksesnya dan melakukan kontribusi atas perubahan dan update data aset yang terjadi di lapangan.

Dengan cara kerja saling berkolaborasi antar user tentu update informasi aset dapat dilakukan lebih cepat. Sehingga update informasi yang terjadi benar-benar aktual dan real time. Cara kerja seperti ini dimungkinkan jika aplikasi atau dokumen pencatatan anda di akses secara online dan multi user.

Saat ini aplikasi Microsoft excel telah memiliki versi onlinenya, yang kita kenal dengan office 365. Software ini mengadopsi kerja cloud system sehingga memungkinkan cara kerja kolaborasi dan saling update antar user dengan data yang sama.

Namun sayangnya bagi anda yang sudah memiliki microsot office versi desktop (offline) tidak serta merta dapat menggunakan office 365 secara gratis, anda diharuskan melakukan pembelian terpisah dan terdapat biaya subscription untuk lisensi user per tahunnya.

Untuk itu lebih baik investasi anda untuk membeli office 365 dapat anda gunakan untuk aplikasi fixed asset management & tracking yang telah mengadopsi proses pencatatan, sharing dan update data secara online. Dan pada aplikasi fixed asset management & tracking, proses ini menjadi lebih baik lagi dikarenakan metode pengumpulan data dilakukan otomatis oleh sistem dengan menggunakan barcode system.

  1. Data diragukan keakuratannya

Dengan data yang tersusun dan tersimpan pada dokumen excel, apakah anda bisa memastikan data yang disimpan masih aktual terhadap kondisi aset terkini ?

Anda boleh saja memiliki pencatatan yang sangat detail dan super lengkap, apapun informasi yang terkait dengan aset, anda catat dan simpan, mulai dari nama, deskripsi, jumlah, nomor ID, nomor identitas lainnya, serial number, informasi pembelian, informasi PO hingga foto dan hasil scan dokumen STNK atau BPKP untuk aset kendaraan.

Tapi jika file excel tersebut tidak mengikuti dan mencatat perubahan informasi yang terjadi di lapangan, apa gunanya lengkap namun tidak akurat ?

Contoh, Perusahaan anda memiliki ratusan unit komputer dan laptop untuk masing-masing staf. Seluruh informasi detail dari masing-masing item anda catat, mulai dari tipe, jenis, spesifikasinya hingga serial numbernya. Namun setelah sekian tahun apakah anda yakin unit-unit komputer dan laptop tersebut masih lengkap ? atau yakin semua unit masih berfungsi dengan baik ? Sangat memungkinkan jika komputer atau laptop yang dipakai secara terus menerus selama bertahun-tahun mengalami kerusakan.

Dan ketika akhir tahun buku, saat dilakukan audit, Apakah Auditor bisa mempercayai begitu saja data dokumen excel anda yang dibuat bertahun-tahun yang lalu ?

  1. Rekonsiliasi data membutuhkan waktu yang lama

Jika semua berjalan lancar, disiplin dan selalu melakukan update perubahan informasi aset dilapangan, serta tidak pernah lupa melakukan fisikal cek lapangan. Pencatatan aset anda akan terdokumentasi dengan baik, anda Tentunya data aset anda menghasilkan informasi aset yang jelas, benar dan aktual.

Sebuah laporan fixed aset yang benar dan aktual adalah dokumentasi yang dapat dipergunakan bagi kepentingan perusahaan. Saat proses audit dilaksanakan yang kita kerjakan adalah membandingkan data sebelumya dengan hasil yang diperoleh saat fisikal check / stock opname. Aktualnya adalah anda akan membandingkan dua dokumen yang berbeda dan menggabungkannya menjadi sebuah dokumen data baru sebagai hasil rekonsiliasi.

Namun sering kita tidak sadari, pekerjaan rekonsiliasi inilah yang sebenarnya paling menyita waktu dari total waktu yang anda butuhkan dalam pekerjaan audit dan inventarisasi aset.

Melakukan rekonsiliasi antar dua dokumen excel yang berbeda dilakukan dengan cara membandingkan satu persatu baris dan kolom informasi, kemudian merubah dan menambahkan informasi baru jika ada. Inilah kenapa pekerjaan rekonsiliasi membutuhkan waktu yang lama. Jika anda tidak teliti dan tidak sengaja meinput data yang salah, maka usaha yang telah anda lakukan dengan fisikal check lapangan menjadi sia-sia.

Sangat menggangu kinerja bukan ? oleh sebab itu lebih baik dari sekarang beralilah ke fixed asset management software sebagai aplikasi management asset anda

Add A Comment

© 2008 May Hastuti Lubis